Barbara Zehnder a vécu entre autres en Suède, en Corée du Sud, en Autriche et en Ukraine et connaît aussi bien l'étiquette des affaires internationales que l'environnement diplomatique. Le Rotary profite aujourd'hui de son expérience : en tant que responsable du projet "100 ans du Rotary Suisse/Liechtenstein", elle tient les rênes d'une fête d'anniversaire réussie.
Barbara Zehnder a été enthousiasmée par le Rotary dès le début. "Il y a toujours quelqu'un pour aider". Elle répétera cette constatation à plusieurs reprises pendant notre entretien dans le lobby de l'hôtel Bellevue Palace de Berne, et à chaque fois, elle se rend compte avec plaisir de la solidité de ce réseau de personnes partageant les mêmes idées. Elle en a déjà fait l'expérience peu après son admission au RC Bern Kirchenfeld début 2022. Lorsque Vladimir Poutine a attaqué l'Ukraine en février de cette année-là, il a fallu trouver rapidement et sans bureaucratie des logements pour les réfugiés ukrainiens qui étaient attendus à Berne. Barbara Zehnder, qui avait elle-même vécu quatre ans à Kiev avec son mari, ambassadeur de Suisse, a voulu agir : Par l'intermédiaire d'un architecte rotarien, elle a trouvé des appartements vides à Bolligen qui se prêtaient à une utilisation temporaire et les a réparés, nettoyés et aménagés en collaboration avec un propriétaire rotarien d'un institut de nettoyage et de nombreuses autres mains secourables du club. 19 familles ont trouvé un logement grâce au RC Bern Kirchenfeld, une belle action. "Après un tel engagement, on aime s'asseoir ensemble pour fêter ce qui a été accompli", dit Barbara Zehnder en regardant en arrière.
Une fois dans cent ans
C'est aussi ce qu'elle pense de la grande fête prévue le 24 juin 2024 au Kursaal de Berne pour le 100e anniversaire du Rotary Suisse/Liechtenstein. Le Kursaal peut accueillir 800 participants, et Barbara Zehnder estime qu'après cent ans, les membres du Rotary peuvent aussi se célébrer eux-mêmes et célébrer tout ce qu'ils ont accompli ensemble. "Pour une fois, dans un cadre plus large que celui de son propre club. Cela crée des liens, et c'est ainsi que cela doit être. Le Rotary joue un rôle social important". Lorsque le président du club RC Bern Kirchenfeld et actuel gouverneur du district 1990, Simon Bichsel, l'a contactée pour diriger le projet, elle a accepté avec plaisir. Finalement, la copropriétaire de la société de conseil International Courtesy Competence GmbH est prédestinée à cette tâche de par son expérience professionnelle et personnelle dans le milieu diplomatique. Des ateliers et séminaires sur l'étiquette internationale des affaires à l'organisation de grands événements, en passant par le coaching en image et les codes vestimentaires d'entreprise, Barbara Zehnder propose depuis 20 ans une large palette de services aux particuliers et aux entreprises. Dans sa collaboration avec le comité d'organisation (CO) composé des gouverneurs des trois districts ainsi que d'un responsable des finances et du budget, Rolf Bühler du RC Muttenz-Wartenberg, elle bénéficie de son expérience en matière de conduite d'entretiens et de gestion du temps et de sa méthode de travail structurée qui lui permet de tenir les fils d'une main ferme.
Garder un œil sur le budget
En fait, il faut savoir garder une vue d'ensemble pour organiser un événement de cette ampleur. Qui est invité à la cérémonie, qui prend la parole, qui s'occupe de la musique et des autres animations, comment placer les invités, comment réserver les chambres d'hôtel, se renseigner sur les allergies alimentaires, concevoir un formulaire d'inscription complet, apporter les informations aux Rotariens, sécuriser juridiquement les contrats avec les artistes ou clarifier les droits musicaux avec la Suisa ? La responsable de projet a également appris de nouvelles choses lors de toutes ces clarifications, par exemple que les artistes ont leurs "technical riders", c'est-à-dire une description de leurs exigences techniques pour les représentations. Il s'agit de la technique de son et d'éclairage, de l'occupation de la scène, du positionnement des instruments, des amplificateurs, des moniteurs et même des prises de courant. "J'ai suivi une courbe d'apprentissage abrupte dans de nombreux domaines rotariens", dit Barbara Zehnder en riant avec amusement. Si elle n'a perdu ni sa confiance ni sa bonne humeur, c'est grâce à l'excellente collaboration au sein du comité d'organisation et aux nombreux moments forts qu'elle a vécus lors de l'organisation de cet événement. Une fois de plus, c'est l'entraide entre Rotariens qui impressionne Barbara Zehnder - et qui permet au comité d'organisation de maintenir le budget dans des limites raisonnables. Ainsi, Christian Bischof, champion suisse de magie et membre du RC Bern Kirchenfeld, se produira sans cachet. Andreas Mesmer, graphiste et Rotarien du RC Bâle-Wettstein, a conçu pour un montant symbolique les cartes d'annonce que les gouverneurs s'empressent de distribuer. "Bien sûr, nous aurions aimé envoyer une invitation personnelle aux 13000 Rotariens", explique la responsable du projet. Mais l'envoi aurait grevé le budget d'environ 20 000 francs et a donc été rejeté. La location coûteuse d'un piano à queue pour les pianistes, qui sont pourtant bien représentés dans les rangs des Rotariens, a également été écartée. Au lieu de la musique classique, la fête d'anniversaire du Rotary a été remplacée par le R'n'B, la soul et la pop de Nubya. La célèbre chanteuse suisse, elle-même membre du Rotary, a grandi à Bâle. Alex Schär, gouverneur du district 1980, a réussi à convaincre Nubya de se produire lors de la fête d'anniversaire. Il y a encore d'autres liens rotariens dans le programme de la fête et il y en aura certainement d'autres, dans l'esprit de la constatation faite par Barbara Zehnder au début de son intervention, à savoir qu'au Rotary, il y a toujours quelqu'un qui aide ou qui connaît quelqu'un qui peut aider. C'est pourquoi elle est "fermement convaincue que tout se passera bien", comme elle le dit.
"On peut prendre des racines"
La devise sur laquelle le comité d'organisation s'est mis d'accord s'intitule simplement, mais avec justesse, "Nous portons une responsabilité". Le fait que la responsable du projet aime porter la responsabilité se lit dans son CV. En tant qu'"accompagnatrice" d'un diplomate, comme on dit dans le jargon du DFAE, elle a vécu en Belgique, en Corée du Sud, en Autriche, en Ukraine et en Suède. Elle raconte avec un clin d'œil que cette vie lui a fait découvrir le "gène du nomade". La mère de deux filles, dont l'une travaille aujourd'hui également dans le service diplomatique, est souvent interrogée sur les circonstances supposées difficiles de la vie de diplomate. Elle-même parle plutôt d'une expérience qui enseigne "qu'on a les racines aux pieds et qu'on peut les emporter avec soi", qu'une conversation intense lors d'une soirée ne perd pas de sa valeur parce que les personnes concernées ne se reverront peut-être plus jamais. "En outre, on apprend à aller vers les gens". Barbara Zehnder aura encore bien besoin de cette capacité jusqu'au 24 juin 2024. Ainsi, elle rencontrera à coup sûr à nouveau des Rotariens et des Rotariennes qui voudront aider à ce que leur fête commune soit un succès. Mais maintenant, le cappucino et l'eau minérale du Bellevue Palace sont consommés, la responsable de projet doit continuer, il y a encore beaucoup à faire. L'un des prochains casse-tête sera le système de réservation des tables pour le dîner de gala.
