Il progetto POLARIS avanza. Quali conseguenza per ognuno di noi?

domenica 18 ottobre 2020

Continuiamo la nostra conversazione con il Rot. Olivier Gardiol, incaricato del progetto. 

«A  sedici anni dalla messa in funzione, il sistema di gestione dei club (Rotary Content Management System) si prepara ad un pensionamento più che meritato… ». Nell’edizione di settembre è apparso un articolo che lo annunciava. Polaris arriva molto presto e il rot. Gardiol precisa che  “non si tratta di una rivoluzione, quanto piuttosto di un’evoluzione del sistema.” Questo consentirà a tutti di familiarizzarsi rapidamente con POLARIS.

Come procede il progetto?

Pur con molti sforzi, dato il periodo particolare, siamo sempre nei tempi. 50 Beta-Tester stanno eseguendo differenti protocolli di test e un’attivazione finale è prevista nel gennaio 2021. 

La formazione degli amministratori dei club si terrà nei prossimi mesi di novembre e dicembre. 

cosa serve infine un RCMS e a quali grandi novità ci prepara POLARIS?

Il sito internet di un club è sia un sito di comunicazione che di gestione. Si rivolge a tutte le rotariane e a tutti i rotariani, sia ai “semplici” soci, sia a membri di comitato o di commissione. Il sito internet è compatibile con le nostre diverse piattaforme (ordinatori, cellulari, tablet).

Ognuno potrà trovarvi, ad esempio, le foto e le coordinate dei soci e le numerose attività e attualità del proprio club e del proprio distretto. Inoltre, contiene e rende accessibili le riunioni a frequenza regolare, quelle dette “statutarie”, o le “extra muros”, nonché tutte le altre attività e azioni del club e i relativi rapporti che sono oggetto dei bollettini settimanali. Tutte queste informazioni sono rese disponibili in modo centralizzato, incluse le presenze di ognuno. 

Con POLARIS sarà anche possibile sincronizzare il calendario del proprio club con quello del proprio cellulare, o con altro mezzo, assicurandone la migliore integrazione. Sarà inoltre facile ritrovare una conferenza o il resoconto di una seduta cui non si è potuto partecipare.

Inoltre, sarà inoltre facilitata sia  l’iscrizione ad eventi, soprattutto se con molti partecipanti,  sia la gestione delle presenze che potrà avvenire tramite un QR Code personale su smartphone, o tramite una carta da tenere nel portafoglio. Ne trarrà sicuramente molto giovamento il lavoro amministrativo dei club, ma anche l’interazione tra rotariani sarà promossa dalla visibilità di tutti i partecipanti iscritti ad un dato evento. 

Con POLARIS sarà possibile avere un conto finanziario con i propri crediti e debiti per il pagamento della quota periodica e dei pasti, per i doni e gli altri contributi. .

Il comitato e le diverse commissioni sono individuabili chiaramente e una sezione speciale per i progetti umanitari e quelli  di “ampia portata” permette di individuare chiaramente in ogni singolo progetto i punti chiave (scopi, entità finanziaria, beneficiari, ecc.)

Per facilitare un’interazione dinamica con i lettori, i club possono comunicare con i loro soci anche per mezzo di newsletter, soluzione del resto più moderna, con la possibilità di selezionare il contenuto da pubblicare. Il nuovo sito lascerà anche più spazio alla pubblicazione di foto e di video. 

E a proposito degli archivi e delle memoria del club?

I comitati si avvicendano ed a volte abbiamo bisogno di informazioni precise per un giubileo o per altro. POLARIS offre la possibilità d’immagazzinare elettronicamente gli archivi del club e di conservarne in modo duraturo e sicuro i contenuti e altri documenti. Anche la funzione “ricerca” è stata migliorata e permette di accedere più rapidamente a quanto cercato.

I rotariani sono esortati spesso ad interessarsi alle attività degli altri club della regione. PoLARIS può essere d’aiuto? 

Certo! Ogni rotariano ha a disposizione la funzione “I miei Club”, che consente l’accesso ai progetti dei suoi club preferiti, facilita le iscrizioni e l’accesso ai dati dei soci, e offre ulteriori informazioni su tutti i club della Svizzera e del Liechtenstein. 

Queste funzioni saranno illustrate più approfonditamente nei prossimi mesi e durante i corsi di formazione. 

Rot. Alexandre Jacques

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